La digitalisation des fonctions RH semble être une priorité en 2022 pour les entreprises. Cela peut s’expliquer par leur volonté de s’adapter aux nouvelles tendances, aux nouveaux comportements et aux nouveaux modes de travail, mais surtout de gagner en productivité et en fluidité.

Mais qu’est-ce que la digitalisation des fonctions RH ?

C’est un ensemble de procédés permettant de dématérialiser les différents processus RH d’une entreprise, à l’aide des nouveaux outils numériques. Concrètement, c’est la transformation des informations physiques d’une entreprise en données numériques.

Aujourd’hui, nous sommes encore loin de l’ère du digital en ce qui concerne la fonction RH : seulement 6% des entreprises considèrent avoir digitalisé tous leurs processus RH.

Cependant, cette transformation numérique est en cours dans 9 entreprises sur 10, dont 37% estiment avoir digitalisé plus de la moitié de leurs processus RH. Cette transformation a particulièrement été accélérée par la crise sanitaire, suite à laquelle :

72% des entreprises ont développé de nouveaux modes de travail
Près de la moitié des entreprises ont développé de nouveaux moyens de former
Plus d’un tiers des entreprises ont développé de nouveaux moyens de recrutement et d’onboarding

D’autre part, l’importance des nouvelles technologies (telles que l’IA, la blockchain et la RPA) dans cette digitalisation ne doit pas être négligée : 35% des entreprises déclarent utiliser ces technologies dans leurs processus RH, soit 3 fois plus qu’il y a 5 ans (Deloitte et CrossKnowledges, 2022).

Les 4 enjeux majeurs de cette digitalisation

Replacer l’humain au centre des ressources humaines, grâce à l’automatisation des tâches chronophages permettant de se concentrer sur des tâches importantes avec davantage de valeur ajoutée à l’entreprise
Améliorer la qualité de vie au travail, via l’optimisation des processus, une communication interne, une meilleure écoute collaborateur, etc.
Développer la marque employeur ainsi que l’e-reputation de l’entreprise.
S’adapter aux nouveaux modes de travail (travail hybride, co-working, etc.)

L’aspect de la digitalisation des fonctions RH auquel nous pensons en premier, et qui est déjà largement expérimenté dans les entreprises, est la dématérialisation des fiches de paie : une diminution considérable d’utilisation de papiers pour les entreprises ainsi que des risques de perte des fiches de paie pour les salariés, tout le monde est gagnant.

Plus globalement, toute l’administration du personnel passe un cap dans cette transformation : gestion des plannings d’équipes, des congés/absences, des dossiers du personnel, etc. Petit à petit, ce sont les autres processus RH qui vont se digitaliser, notamment le recrutement (recrutement via les réseaux-sociaux, e-réputation, marketing RH…) ou encore la formation (e-learning, webinaires, MOOC…).

Afin d’entamer cette démarche de digitalisation et de pouvoir répondre aux enjeux de la meilleure façon, de nombreux outils sont mis à disposition aux entreprises :

Logiciels de gestion de paie en ligne
Logiciels de gestion d’employés
Plateformes de feedback et d’écoute collaborateurs (pour comprendre en temps réel leurs attentes et replacer l’humain au centre de la stratégie d’entreprise)
Logiciels de gestion du temps et des tâches
Plateformes de e-learning/formation
Logiciels de e-recrutement (multi-diffusions, réponses candidatures personnalisables et automatiques, etc)

Quels sont les avantages et inconvénients de cette digitalisation des fonctions RH ?

De nombreux avantages ressortent de ces transformations :

une amélioration de la fiabilité et de la gestion des données internes
un gain de temps pour les responsables RH, mais également un gain de productivité (optimisation du temps pour se concentrer sur les objectifs stratégiques, automatisation des analyses de données)
une amélioration de la communication en interne (une meilleure organisation et compréhension de l’information pour l’ensemble des collaborateurs)
une diminution des risques (moins d’erreurs humaines grâce à l’automatisation des processus)
une meilleure fidélisation des collaborateurs (notamment grâce à l’écoute en continu des retours collaborateurs et à la mise en place d’actions adéquates).

Il n’y a malheureusement pas d’avantages sans inconvénients, et en voici quelques exemples :

De potentiels biais dans la protection et sécurisation des données
La nécessité d’un investissement financier
Une diminution des interactions sociales entre les collaborateurs (formations en ligne pour les collaborateurs travaillant à distance par exemple)
Un possible “relâchement des RH” : attention à ce qu’ils ne se reposent pas uniquement sur ces outils. Ces derniers doivent seulement servir d’aide pour permettre l’optimisation des ressources humaines
Le risque de revente des données par le prestataire (rien n’est gratuit, si c’est gratuit c’est que vous êtes le produit).

Heureusement, nous avons quelques conseils pour vous aider à choisir les prestataires idéaux qui vous accompagneront dans votre démarche de transformation numérique :

Privilégier un prestataire local : la communication sera beaucoup plus simple et efficace, et cela vous évite de passer des heures au téléphone avec un SAV externe au prestataire qui ne saura pas répondre efficacement à vos attentes. De plus, vous contribuerez à soutenir la French Tech ! 🙂
Ne pas sélectionner le prix le plus bas du marché : un prix bas va généralement de paire avec la qualité du produit. Il est préférable de choisir une solution qui vous apportera un meilleur ROI, par exemple une solution peut vous permettre de réduire l’absentéisme de votre entreprise, tout en augmentant l’engagement global de vos équipes, et ainsi vous permettra de faire des économies non-négligeables !
Choisir un prestataire dont la solution est sécurisée et qui respecte à la politique RGPD ainsi que la confidentialité. Cela permettra également de rassurer les collaborateurs, parfois réticents au changement.
Favoriser un prestataire qui vous inspire confiance : à l’écoute, avec une excellente connaissance de son produit/sa technologie et qui peut vous accompagner tout au long de votre démarche.
Et enfin, il est préférable de sélectionner un prestataire capable de s’adapter à vos besoins, et de vous accompagner à votre rythme, pour une digitalisation optimale et de vos fonctions RH 😃

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