Comment obtenir un taux de participation élevé à ses enquêtes collaborateurs ?

Le taux de participation à votre enquête collaborateurs représente bien plus qu’un simple chiffre qui détermine le nombre de répondants par rapport au nombre de sondés (collaborateurs ayant reçu le questionnaire).

Un taux de participation élevé permet d’avoir un échantillon de répondants représentatif de la population totale de l’entreprise. Cela permet d’obtenir des résultats plus pertinents et utiles pour la mise en place de vos plans d’action et de détecter des corrélations et des profils de répondants.

Une participation élevée aux sondages assure également la confidentialité des répondants. En effet, une plateforme de sondage dont les enquêtes sont confidentielles ne vous livrera les résultats seulement si le nombre de réponses dépasse un certain seuil de confidentialité. Il faut donc s’assurer que le taux de participation soit suffisant dans chaque équipe pour avoir accès aux résultats d’équipes relativement petites.

Comment obtenir un taux de participation élevé à ses enquêtes collaborateurs ?

1) Communiquer sur le projet

L’un des aspects les plus importants est d’intégrer vos collaborateurs dans votre démarche. L’objectif est de leur expliquer l’objectif du sondage, l’importance et la nécessité de donner son avis sur le sujet du sondage ainsi que les potentiels bénéfices (personnels comme pour le groupe) qui seront générés grâce à sa participation. Cela peut se traduire par des ateliers ou des temps réservés à la communication du projet. Un collaborateur qui ne comprend pas l’utilité d’un sondage ne sera pas motivé à y répondre, n’adhérera pas au projet, et il est possible qu’il se sente contraint d’y répondre, ce qui est mauvais pour votre entreprise et les résultats.

2) Relancer les collaborateurs sur différents canaux

De plus, communiquer en continu sur le projet et sur différents canaux est essentiel pour toucher tous les collaborateurs et leur rappeler de répondre aux enquêtes s’ils ne l’ont pas encore fait :

• envoyer des emails contenant les liens des questionnaires, ainsi que des relances fréquentes aux collaborateurs qui n’ont pas encore répondu uniquement
• mettre affiches au sein de votre entreprise avec des codes QR permettant d’accéder aux questionnaires, notamment dans les lieux où vos populations cibles se rendent (cafétéria, salles de repos…)
• Rendre disponible le questionnaire sur l’intranet de votre entreprise

3) Rassurer sur la confidentialité

Un autre aspect inévitable de votre processus est de rassurer vos salariés sur la confidentialité de l’enquête. En effet, ils doivent non seulement avoir confiance en vous concernant la récolte et la bonne utilisation des réponses, mais ils doivent également avoir confiance en la plateforme partenaire qui vous accompagne dans votre démarche de sondage. Il est important que vos données restent VOS données, car malgré la réglementation RGPD, bon nombre de plateformes de sondage revendent vos données (ce qui bien évidemment n’est pas le cas d’Octomine, qui agit en tiers de confiance 🔒.)

4) Choisir le bon nombre de question et la bonne fréquence

Ensuite, la forme ainsi que la récurrence de votre sondage doit être étudiée. En fonction de vos besoins, vous devrez établir une fréquence d’envoi de questionnaire.

Pour les questionnaires récurrents, plus la fréquence est grande, plus le questionnaire doit être concis et court (Hebdomadaire = 5 questions ; Mensuel = 10 questions ; Trimestriel = 25 questions). Une bonne fréquence d’envoi permet aux collaborateurs de ne pas se sentir trop sollicités par les questionnaires. Il est important de noter qu’un collaborateur, suite à ses réponses, souhaite observer des changements et actions mises en place. Celles-ci vont garantir aux collaborateurs que son implication dans les sondages peut avoir un impact sur la vie de l’entreprise ou sur son bien-être au travail. Cela le rend acteur du changement dans l’entreprise.

Il est possible qu’en fonction de vos besoins vous deviez avoir recours à une enquête one-shot, qui généralement est un questionnaire plus complet et donc plus long. Qui dit davantage de questions dit davantage de temps pour y répondre, offrez-donc la possibilité à vos collaborateurs de répondre au questionnaire en fractionné : ils doivent pouvoir commencer à répondre au sondage et y revenir plus tard.

5) Faciliter l’accès aux sondages

Enfin, en fonction de votre secteur ou de votre activité, certains de vos collaborateurs ne sont peut-être pas connectés (pas de téléphone/ordinateur de travail, pas d’e-mail professionnel, etc) et donc ne peuvent pas répondre aisément à vos différents sondages. Plusieurs facilitées s’offrent à vous dans ces cas là, comme une borne digitale (ou une tablette) en libre service au sein de votre entreprise qui sera dédiée à la participation aux sondages, ou encore des affiches QR code au sein de votre entreprise donnant un accès direct à l’enquête.

6) Agir suite aux résultats

Lors de la fin de votre période de sondage, il est important de partager avec vos collaborateurs les résultats du sondage et de les inclure dans les plans d’actions à mettre en place par la suite. Si le collaborateur n’a pas eu une mauvaise expérience de cette période de sondage, il n’aura sans doutes aucun frein à continuer dans cette démarche à l’avenir. Grâce à cela, vous pourrez prendre le pouls de vos équipes sur le long terme et constater les évolutions éventuelles ainsi que l’impact de vos plans d’actions.